Axtarış

Müraciətlərin uçotu və qeydiyyatı qaydası


4.1. Müraciətlərin uçotu və qeydiyyatı - müraciətlərin jurnal və ya avtomatlaşdırılmış elektron sistem üzrə qeydiyyata alınmasıdır. 

4.2. Bu Təlimatla müəyyən edilmiş tələblərə cavab verən yazılı və şifahi  müraciətlər mütləq qəbul edilməli, daxil olduğu gün qeydiyyat-nəzarət vərəqəsində (Təlimata 1 nömrəli əlavə) qeydiyyata alınmalıdır. 

4.3. Qeydiyyat-nəzarət vərəqələri vətəndaşların müraciətləri ilə bağlı kargüzarlığın elektron qaydada aparıldığı orqanlarda elektron formada, digər orqanlarda əl ilə və ya elekron formada, bir nüsxəsi katiblikdə (dəftərxanada) qalmaq şərtilə, icraçıların sayından asılı olaraq tərtib edilir və bu Təlimata 1 nömrəli əlavəyə uyğun olaraq qeydiyyat-nəzarət vərəqəsinin doldurulmasına dair göstəricidə müəyyən edilmiş qaydada doldurulur.

4.4. Şübhəli zərflər təhlükəzislik baxımından “Vətəndaşların həyat və sağlamlığı üçün təhlükə yarada bilən, üzərində və daxilində şübhəli əşya və maddələr olan poçt göndərişlərinin qəbulu qaydaları”nın (Təlimata 2 nömrəli əlavə) tələblərinə riayət etməklə açılır.

4.5. Zərflər açılmazdan əvvəl onun üzərində yazılmış ünvan sahibi dəqiqləşdirilir və digər orqan və ya vəzifəli şəxslərə ünvanlanmış müraciətlər zərf açılmadan geri qaytarılır.

4.6. Zərflər açıldıqdan sonra onun daxilində məktubun olmaması və ya məktubda qeyd olunmuş əlavə sənədlərin çatışmazlığı müəyyən edildikdə bu barədə kargüzarlıq işinin aparılması qaydalarına uyğun akt tərtib olunur və müvafiq qeydlər edilir.

4.7. Müraciətlərin qeydiyyatı zamanı onlara əlavə olunan sənədlərin tam olmadığı və yaxud korlandığı aşkar edilərsə, kargüzarlıq xidməti bu cür müraciətləri akt tərtib etməklə qeydə alır və müraciətdə göstərilən əlaqə məlumatlarından istifadə etməklə, müraciət edən şəxsi bu barədə ən geci 3 iş günü müddətində məlumatlandırır. 

4.8. Daxil olmuş müraciəti göndərən şəxsin ünvanını, habelə müraciətin göndərilmə (alınma) vaxtını yalnız zərfdə qeyd olunan ünvan və poçt ştempelinin tarixi əsasında müəyyənləşdirmək olursa, belə müraciətlərin zərfləri saxlanılır. Zərflər digər zəruri hallarda da saxlanıla bilər. 

4.9. Vətəndaşların şəxsi qəbul zamanı ünvanladıqları yazılı müraciətləri eyni qaydada qeydiyyat-nəzarət vərəqələrində (və (və ya) elektron formada qeydiyyat-nəzarət vərəqələrində) qeydiyyata alınmalıdır. 

4.10. Xarici dildə, habelə sekoqram formasında daxil olan müraciətlərdə müraciət edənə dair məlumatları əldə etmək mümkün olduqda belə müraciətlər qeydiyyata alındıqdan sonra, müraciət edənə dair məlumatların əldə edilməsi mümkün olmadıqda isə kargüzarlıq xidməti onları qeydiyyata almazdan əvvəl ən geci 3 iş günü müddətində tərcümə olunmasını təmin etməlidir. 

4.11. Anonim müraciətlər bu Təlimatın 3.4-cü bəndinə uyğun olaraq daxili işlər orqanları tərəfindən qeydiyyata alınmır və onlara baxılmır. İstirahət, iş günü hesab edilməyən bayram günləri və ümumxalq hüzn günü daxil olan müraciətlər növbəti iş günündən gec olmayaraq qeydiyyata alınır.

4.12. Daxili işlər orqanlarının müraciətlərin qəbul edilməsi və cavablandırılması işini həm də elektron formada həyata keçirmək hüququ vardır. Vətəndaşların elektron müraciətləri kargüzarlıq xidmətində çap edilir (kargüzarlığın elektron qaydada aparıldığı daxili işlər orqanları istisna olmaqla), bu Təlimata uyğun olaraq qeydiyyata alınır və onlara dair tərtib olunan qeydiyyat-nəzarət vərəqəsində müraciətin elektron olması qeyd edilir.

4.13. Müraciətlərin qeydiyyata alınması üçün onların üzərinə vurulan qeydiyyat ştampında (Təlimata 3 nömrəli əlavə) müraciətin daxilolma nömrəsi (indeksi) və tarixi, habelə vərəqlərin sayı göstərilir. Daxilolma nömrəsi daxil olmuş müraciətin sıra nömrəsindən və müraciət edən şəxsin soyadının baş hərfindən ibarətdir (məsələn, 222 A). Daxil olmuş kollektiv müraciətlərin daxilolma nömrəsinin əvvəlinə “kollektiv” sözünün ixtisarı - (Kol.) hərfləri əlavə edilir. Vətəndaşların müraciətləri ilə bağlı kargüzarlığın elektron qaydada aparıldığı orqanlarda müraciətin kollektiv olması elektron informasiya sistemində müvafiq qeyd aparılmaqla göstərilir. Vətəndaşların müraciətlərinin saxlanılmasını, təhlilini, axtarışını və sistemləşdirilməsini asanlaşdırmaq məqsədi ilə daxilolma nömrəsinə digər işarələr əlavə edilə bilər.

4.14. Kollektiv müraciətlərin qeydiyyat-nəzarət vərəqəsinin və ya elektron formada qeydiyyat-nəzarət vərəqəsinin “Qısa məzmun” qrafasında müraciətin məzmunu ilə yanaşı, onu imzalamış şəxslərin ümumi sayı və ən azı ikisinin soyadı və adı göstərilməlidir. 

4.15. Müraciət edənin tələbi ilə ona müraciətin daxilolma nömrəsi və tarixi, habelə onun icraçısı barədə məlumat telefon vasitəsilə bildirilir.

4.16. Vətəndaşların təkrar müraciətləri (sahibkarlıq fəaliyyəti ilə bağlı olan şikayətlər istisna olmaqla) qeydiyyata alınarkən onlara ilkin müraciətin daxilolma nömrəsi verilir və kəsr işarəsi qoyulmaqla sıra sayı əlavə edilir (məsələn, 222 A, 222/2 A, 222/3 A).

4.17. Təkrar müraciətin yuxarı sağ küncündə və qeydiyyat-nəzarət vərəqəsində “Təkrar” qeydi yazılır və bütün əvvəlki yazışmalar ona əlavə edilir. Vətəndaşların müraciətləri ilə bağlı kargüzarlığın elektron qaydada aparıldığı daxili işlər orqanlarında daxil olmuş təkrar müraciət elektron informasiya sistemində əvvəlki müraciətlərlə əlaqələndirilir.

4.18. Təkrar müraciətlərin qeydiyyat-nəzarət vərəqəsinin və ya elektron formada qeydiyyat-nəzarət vərəqəsinin “Əvvəlki müraciətlər” qrafasında, həmin vətəndaşın ilkin müraciətinin daxilolma nömrəsi və tarixi, ona nəzarətlə (nəzarətsiz) baxılmasına dair məlumat və müraciətin mövzusu göstərilməklə yanaşı, onun baxılmaq üçün kimə göndərilməsi barədə məlumat da qeyd olunur.

4.19. Sahibkarlıq fəaliyyəti göstərən vətəndaşların öz sahibkarlıq fəaliyyəti ilə bağlı daxili işlər orqanlarının qərarlarından, hərəkət və ya hərəkətsizliyindən (korrupsiya ilə əlaqədar hüquqpozmalarla bağlı müraciətlər istisna olmaqla) verdikləri təkrar şikayətlərin qəbulu və qeydiyyatı bu Təlimatın 4.16-cı bəndinə uyğun olaraq aparılır. 

4.20. Vətəndaşın ilkin müraciətinə bu Təlimatın 9-cu hissəsi ilə müəyyən edilmiş baxılma müddəti bitmədən eyni daxili işlər orqanına həmin məsələ ilə bağlı daxil olmuş növbəti müraciəti təkrar müraciət hesab edilmir, lakin bu Təlimatın 4.16-cı bəndinə uyğun olaraq qeydiyyata alınır və ilkin müraciətə əlavə edilir, elektron qaydada isə ilkin müraciətlə əlaqələndirilir. 

4.21. Eyni vətəndaşın bu Təlimatın 3.2-ci və 3.7-ci bəndlərinə uyğun olaraq təqdim edilmiş və ya göndərilmiş eyni məzmunlu yazılı müraciətləri daxili işlər orqanına eyni tarixdə daxil olduqda, onlara eyni daxilolma nömrəsi verilir və digər müraciətləri ilk daxil olan müraciətə əlavə edilir.

4.22. Vətəndaşın eyni məsələ ilə bağlı eyni daxili işlər orqanının bir neçə vəzifəli şəxsinə müraciətlərinin qəbulu, qeydiyyatı və cavablandırılması müstəqil müraciət kimi bu Təlimata uyğun olaraq həyata keçirilir.

4.23. Vətəndaşların canlı yayımlanan teleradio proqramları zamanı etdikləri müraciətlər bu Təlimatın 5.11-ci və 5.12-ci bəndlərinə uyğun olaraq qəbul edilir, qeydiyyata alınır və cavablandırılır. Bu cür müraciətlərin dərhal cavablandırılması mümkün olmadıqda, müraciətə baxan daxili işlər orqanının razılığı ilə onu həmin proqramda təmsil edən vəzifəli şəxs müraciətin qəbulunu, qeydiyyatını və cavablandırılmasını bu Təlimatın tələbləri nəzərə alınmaqla həyata keçirir.

4.24. Eyni şəxs tərəfindən eyni bir məsələyə dair yenidən daxil olmuş müraciətlər aşağıdakı hallarda təkrar xarakterli sayılır:

4.24.1. həmin orqana daxil olmuş əvvəlki müraciət üzrə qəbul edilmiş qərardan şikayət verildikdə;

4.24.2. əvvəlki müraciətə vaxtında baxılmaması haqqında qanunvericiliklə müəyyən edilmiş müddətin ötməsi barədə məlumat verildikdə;

4.24.3. əvvəlki müraciətin baxılmasında və həllində yol verilmiş digər çatışmazlıqlar göstərildikdə.

4.25. Daxili işlər orqanının rəhbəri vətəndaşın təkrar müraciətinin səbəblərini diqqətlə araşdırmalıdır. Təkrar müraciətlərə baxılmasında və həllində müəyyən edilmiş qaydaların pozulması hallarına görə təqsirkar şəxslər barədə müvafiq intizam tədbirləri görülməlidir.

4.26. Eyni şəxsin eyni məsələ ilə bağlı digər təşkilata və ya onun vəzifəli şəxslərinə etdiyi müraciətlər, habelə vətəndaşların bu Təlimatın 8.2-ci və 8.3-cü bəndlərinə əsasən aidiyyəti üzrə göndərilən müraciətləri baxılmaq üçün eyni müraciətə baxan daxili işlər orqanına daxil olduqda, bu Təlimatın 4.16-cı bəndinə uyğun olaraq qeydiyyata alınır. 

4.27. Qeydiyyata alınmış müraciətlər təxirəsalınmadan daxili işlər orqanının rəhbərinə məruzə olunur. Daxili işlər orqanının rəhbəri müraciətlərin həlli qaydalarını, vaxtını müəyyən edir, hər biri üzrə icraçılara yazılı qaydada göstəriş verir. Müraciətin mətni üzərində dərkənar, göstəriş və ya hər hansı bir yazının aparılması yolverilməzdir. Müraciətin mətninin əhəmiyyət kəsb edən hissələri diqqətin cəlb edilməsi üçün marker vasitəsi ilə fərqləndirilə bilər.

4.28. Vətəndaşın müraciəti baxılmaq üçün aidiyyəti üzrə göndərildikdə, müşayiət məktubunda onun daxilolma nömrəsindən əvvəl müvafiq struktur qurumun və ya vəzifəli şəxsin kargüzarlıq indeksi qeyd olunur və müşayiət məktubunun surəti katibliyə (dəftərxanaya) həmin gün verilir, elektron qaydada isə vətəndaşın müraciətinin qovluğunda yerləşdirilir.

4.29. Vətəndaşların şikayətlərini baxılmaq üçün qanunazidd hərəkətlərindən (hərəkətsizliyindən) şikayət edilən orqanlara və ya vəzifəli şəxslərə göndərmək, müraciəti qəbul etməkdən imtina, habelə məlumatın verilməsi barədə müraciət baxılmağa qəbul olunarkən müraciət edəndən həmin məlumatın əldə edilməsinin zəruriliyini əsaslandırmağı tələb etmək qadağandır.

4.30. Bu Təlimatın 4.29-cu bəndi ilə müəyyən edilmiş qadağaya görə vətəndaşın müraciətini aidiyyəti üzrə göndərmək mümkün olmadıqda, vətəndaşa qanunla müəyyən edilmiş qaydada məhkəməyə müraciət etmək hüququ izah olunur.

4.31. Müraciətlərin qeydiyyatı jurnalda (Təlimata 4 nömrəli əlavə) aparılan hallarda nəzarətə götürülmüş müraciətə dair iki nüsxədən ibarət qeydiyyat-nəzarət vərəqəsi doldurulur. Bunlardan biri nəzarət kartotekasına yerləşdirilir, digəri isə müraciətlə birlikdə icraçıya verilir. 

4.32. Hər bir müraciətə mahiyyəti üzrə baxıldıqdan və ya ona dair müvafiq qərar qəbul edildikdən sonra həmin müraciətin üzərində “İşə alınsın” dərkənarı yazılır və qərarı qəbul edən vəzifəli şəxs tərəfindən imzalanaraq (tarix göstərilməklə) toplanmış materiallar və qeydiyyat-nəzarət vərəqələri katibliyə (dəftərxanaya) qaytarılır. Müraciətlərin qeydiyyatı elektron qaydada aparıldığı hallarda baxılmış müraciətlərin işə alınması elektron qaydada həyata keçirilə bilər.

4.33. Vətəndaşların müraciətləri, onların baxılması ilə əlaqədar toplanmış materiallar və verilmiş cavablar, həmçinin vətəndaşların qəbulu ilə bağlı sənədlər daxili işlər orqanlarının nomenklaturu əsasında əlifba sırası ilə iş qovluqlarında, elektron qaydada isə vətəndaşın müraciətinin qovluğunda yığılır və elektron qaydada arxivləşdirilməsi təmin edilir.

4.34. Hər bir müraciət, o cümlədən vətəndaşların təkrar və baxılmamış saxlanılan müraciətləri, onlara dair toplanmış materiallar və verilmiş cavablar da daxil olmaqla, iş qovluqlarında ayrıca yığılır, elektron qaydada isə vətəndaşın müraciətinin qovluğunda yerləşdirilir. Müraciətin yığıldığı qovluğun iş və cild nömrələri, həmçinin müraciətin qovluqdakı vərəqlərinin nömrələri həmin müraciətin qeydiyyat-nəzarət vərəqəsində göstərilir. 

4.35. Müraciətlər iş qovluqlarına, elektron qaydada isə vətəndaşın müraciətinin qovluğuna yerləşdirilərkən onların tam şəkildə olması (komplektliyi) və düzgün tərtib edilməsi yoxlanılır. Əks halda, müraciətlərin iş qovluqlarına yığılmasına yol verilmir.

4.36. Tərtib edilmiş işlər və müraciətlər, onların həlli ilə əlaqədar olan sənədlərlə birgə “Milli Arxiv fondu haqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun tələbləri nəzərə alınmaqla ən azı 5 il müddətində daxili işlər orqanlarının katibliyində (dəftərxanasında) digər sənədlərdən ayrı, elektron qaydada isə “Vətəndaş müraciətləri” bölümündə müraciətin qovluğunda saxlanılır və sonradan müəyyən olunmuş qaydada məhv edilir. Tərtib olunmuş işin icraçıda saxlanılması yolverilməzdir.

4.37. Vətəndaşların müraciətlərinə dair sənədlərin qorunub saxlanmasına daxili işlər orqan və hissələrinin rəhbərləri və katiblikləri (dəftərxanaları) cavabdehdirlər.

Virtual Karabakh Karabakh Justice for khojaly